Evrak Kayıt

Ana Hizmet Birimi

Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü

Üst Birim

Meslek Yüksekokul Sekreterliği

Birim

Evrak Kayıt

Unvan

Birim Personeli

Temel Yetki Görev ve Sorumluluklar

1.Yüksekokulun gelen ve giden evrakları veya EBYS Sistemi üzerinden gelen ve giden evrakları teslim alarak kaydetmek ve beklemeksizin havale edilmek üzere Müdürlüğe sunmak. 2. Posta, iç ve dış zimmet defterlerini tutmak ve takip etmek. Evrakların postalama işlemlerini gerçekleştirmek.

3. Gelen ve giden evrak, posta ve zimmet defterlerinin muhafazasını sağlayarak, EBYS üzerinden işlem yapılamayan evrakları zimmet defterleri ile teslim edilmesini sağlamak.

4. İmza karşılığı alacağı evrakın eksiksiz ve doğru olduğunu incelemek ve teslim almak, kaydetmek.

5. Yanlış gelen evrakları ilgili birimine iade edilmesini sağlamak.

6. Havalesi yapılan gelen evrakları gereği için birime İVEDİ bir şekilde vermek veya havale etmek.

7. Mahiyeti itibari ile gizlilik arz eden yazılara ilişkin işlemleri, EBYS üzerinden “Resmi Yazışma Kurallarında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te belirtilen esaslar doğrultusunda yerine getirmek.

8. Evrak işlerini evrak çıkana kadar izlemek ve sevke hazır duruma getirmek.

9. İlgili evrakları “Standart Dosya Planı” genelge dosya esaslarına göre dosyalamak.

10.Yıl  sonunda birimde yer alan dosyaları tasnif edip, arşiv sistemine uygun olarak arşive kaldırmak.

11.Birimde yürütülen işlemlere ilişkin tüm yazışmaları EBYS Sistemi üzerinden yapmak ve takip etmek.

12. Üst Yönetici, Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreterince verilen diğer görevler ile görev alanı itibariyle yürütmekte yükümlü bulunduğu hizmetleri  yerine  getirmek

Yetkileri

1.Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.

2.Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek.

Sorumlulukları

Evrak kayıt memuru, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Yüksekokul Müdürüne ve Yüksekokul  Sekreterine karşı sorumludur.